Messaging statt E-Mails

Ein (nicht ganz fremdes) Fallbeispiel

Vorschläge in Internet-Suchmaschinen, noch während des Tippens, einfache Kommunikation in mobilen Messengern mit jederzeit nachvollziehbarem Gesprächsverlauf oder Nutzerprofile mit eingepflegten Berufserfahrungen und Spezialisierungen in Business Netzwerken – es wäre ein Verlust, gäbe es das alles plötzlich nicht mehr. Und obwohl sicherlich jeder mindestens eines der genannten Beispiele privat nutzt, so wird unternehmerisch selten davon profitiert. Stattdessen belässt man es lieber beim Altbewährten.

Virtuelle Nachrichten – Reelle Hindernisse

Intern werden E-Mails versandt, vielleicht an 5 adressierte Kollegen, dazu noch 1 Vorgesetzter in Kopie, macht schon mal 6 E-Mails für eine einzige Nachricht. Eventuell wurde sogar ein wichtiger Anhang mitgeschickt, allerdings stellt man fest, dass dieser Anhang veraltet ist, also nochmal mit aktualisiertem Anhang alles versenden und erneut an alle 6 Personen. Einer der Kollegen ist allerdings im Urlaub und erfährt davon nichts. Hingegen erhält er bei seiner Rückkehr ein immens volles E-Mail Postfach und irgendwo dazwischen die beiden versendeten Mails mit den entsprechenden Anhängen. Zwischenzeitig sind aber auch die nicht mehr up-to-date, die neue Version liegt mittlerweile auf dem Server. Leider ist kein Ansprechpartner zugegen, der wissen könnte, wo diese Datei liegt, also selber suchen. Irgendwann hat man sie dann gefunden, letzter Stand vor einer Woche. Stimmt aber auch nicht mehr, die neue Version hat ein anderer Kollege auf seiner lokalen Festplatte, der kommt aber erst übermorgen wieder.

Ein Königreich für eine Antwort

Gut, dann kann sich da jetzt nicht drum gekümmert werden, also nächstes Thema, leider hochtechnisch und schwer zu verstehen, also den Spezialisten fragen. Der ist hingegen beim Projekt im Außendienst und kommt heute nicht mehr ins Büro, aber es gibt doch bestimmt noch jemanden im Hause, der sich damit auskennt, aber wer könnte das sein? Schnell die Kollegen um Hilfe bitten, doch leider sind auch die alle überfragt. Nach längerer Zeit wird doch weitergeholfen. Es gibt noch einen weiteren Experten für dieses Fachgebiet, allerdings in einer anderen Zweigstelle. Keiner kennt die Durchwahl, also schnell noch eine E-Mail schreiben. Wie lautet die E-Mailadresse? Vermutlich ebenfalls vorname.nachname. Glück gehabt, keine Fehlermeldung, E-Mail scheint raus gegangen zu sein, hoffentlich wird bald geantwortet – es wird geantwortet. „Ich bin derzeit leider nicht da, Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet“. Und wer hilft nun?

Stift und Papier – Schreibmaschine – E-Mail – Kollaboration

Kommunikative Revolutionen gab es seit eh und jeh. Kurze Notizen auf Zetteln und Schreibblöcken sind heute natürlich immer noch existent und unterstützen dabei, eine Kernaussage zu fassen oder sich stichpunktartig Informationen zu notieren. Ein offizielles Schriftstück wird auf diese Weise jedoch nicht mehr erfasst. Durch Unachtsamkeiten kann die Schrift leicht verschmieren und es ist ungewiss, ob der Nachrichtenempfänger die eigene Handschrift entziffern kann.

Schreibmaschinen erzeugen ein gleichbleibendes Schriftbild und beschleunigen nach erlerntem 10-Finger-Schreiben die Erstellung von Texten. Doch wer sich vertippt, fängt besser wieder von vorne an, Fehler sind unverzeihlich. Sofern Kopien angefertigt werden müssen, so wiederholt sich ein und derselbe Prozess diverse male. Und auch wenn die Erzeugung von Nachrichten schneller von statten geht, so bleibt die zeitaufwändige Übermittlung per Post oder Boten identisch zu handschriftlichen Schriftstücken.

Eine E-Mail stellt eine ausgezeichnete Lösung zur schnellen Kommunikation dar, die alle genannten Hindernisse auf einmal beseitigt. Texte sind schnell verfasst, entstandende Tippfehler werden umgehend korrigiert und Daten werden unmittelbar per Internet an die Zielperson übermittelt, intern als auch extern. Vorbei die Zeit der tagelangen Übermittlung, der Tipp-ex Korrekturen, der aufwändigen Erstellung von Kopien und der Nicht-Erreichbarkeit – doch aktuell die Zeit der Massen- und Spammails, der unzähligen Dupilzierung von Dateianhängen, der unübersichtlichen Nachrichtenverläufe vor lauter Signaturen und des vollen Posteingangs.

Die moderne Methode der schnellen Kommunikation nennt sich kollaboratives Firmennetzwerk. Interne Nachrichten werden nicht per E-Mail, sondern als Chatmitteilung versandt. Nutzerprofile für jeden Teilnehmer stellen fachliche Kenntnisse in den Vordergrund und bilden speziell für junge Mitarbeiter eine vertrauliche Grundlage zur Kontaktaufnahme. Mitteilungen, die an eine Mehrzahl von Netzwerknutzern gerichtet sind, werden nicht versandt, sondern zentral zur Einsicht hinterlegt. Daten werden in Gruppen hinterlegt und lassen sich per Suchfunktion zügig finden, anstatt sie in Ordnerstrukturen zu suchen.

Unsere Lösung lautet KIVI! KIVI ist Ihr neues browserunterstütztes Firmennetzwerk mit integriertem Aufgaben-, Daten- und Kundenmanagement und zielgerichtetetem Informationsaustausch.

  • Sie versenden keine Dokumente und Dateien – Sie lassen sie abholen
  • Sie schreiben keine internen Mails – Sie chatten mit Ihren Ansprechpartnern
  • Sie suchen nicht in Dateiservern – Sie finden durch Tags und Kategorien
  • Sie müssen keine Kontaktdaten raten – Sie wissen sie im Nutzerprofil zu finden
  • Sie verwenden keine Altdaten – Sie greifen ausschließlich auf aktuelle Versionen zu

Wie sind Ihre eigenen Erfahrungen in diesem Thema? Nutzen Sie bereits ein derartiges Netzwerk und wissen von den Vorzügen zu profitieren?
Lassen Sie sich ruhig darüber aus, wir lernen auch jeden Tag dazu.

Einen weiteren interessanten Beitrag zum Thema Kollaboration von Herrn Dr. Alexander Klier finden Sie hier.

Die Digitalisierung ist für uns alle Neuland

Oder anders gefragt: googlen Sie?

Erinnern Sie sich noch an die Aussage, die Angela Merkel im Rahmen eines Besuches von Barack Obama bezüglich des Internets im Jahr 2013 traf? Und was wurde nicht alles darüber gebloggt, gepostet und gehashtagt. Kaum jemand, der sich nicht darüber ausließ oder im Freundes- und Verwandtenkreis diese Aussage erneut zitierte. Neuland für eine seit der Kommerzialisierung mehr als 20 Jahre alte Technologie?
Wohl eher nicht, stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter ist seit mehr als 20 Jahren in einem Unternehmen tätig – Sie würden kaum sagen „Der kennt sich hier noch nicht richtig aus“ oder „Der ist ja noch recht frisch hier“.
Oder vielleicht „schon wieder“ Neuland? Plötzlich wissen Kühlschränke, wann sie leer sind, Ihre neue Armbanduhr misst Ihren Puls und sendet die Auswertung womöglich direkt noch an Ihren Hausarzt, während Sie über Ihr Smartphone schon mal eine angenehme Temperatur für daheim eingestellt haben. „Internet of Things“ und „Smart Homes“, ermöglicht durch das Internet, aber bei weitem nicht seit 20 Jahren am Markt. Digitale Transformation – das ist das Stichwort, um das sich in letzter Zeit alles dreht, Kommunikation und stetiger Austausch, möglichst einfach, möglichst automatisch, möglichst digital.
Und Firmen und Unternehmen, die sollten sich bestenfalls auch „digital transformieren“. Und warum auch nicht? – Ist ja schließlich in aller Munde, es erhöht die Konkurrenzfähigkeit, stärkt den Marktanteil, entlastet die Mitarbeiter, spart Kosten ein und steigert die Flexibilität – ja, dann bitte! Immer her damit!
Ja – und nun? Und wie geht das? Mit wem kann ich mich darüber austauschen? Wer bietet „Digitale Transformation“ an? Wie geht Digitalisierung überhaupt und ab wann ist Digitalisierung überhaupt Digitalisierung? Sind Computer und E-Mail nicht schon digital genug? Und sollte sich auch der mittelständische Handwerksbetrieb mit 20 Mitarbeitern digital wandeln oder doch nur das börsennotierte Unternehmen mit mehreren tausend Arbeitnehmern?

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Keine Berührungsängste – alles wie immer

Antworten auf diese Fragen bietet ironischerweise das digitale Medium „Internetsuchmaschine“. Und sofern Sie nicht gerade mit einer kompletten Zweigstellenbelegschaft vor dem Bildschirm sitzen und als Team gemeinschaftlich die Ergebnisse durchforsten, werden Sie feststellen: Selbst als Einzelperson profitiert man bereits von den Vorzügen eines digitalen Mediums. Und viel Arbeit wurde dadurch auch abgenommen. Sie sind nicht vor die Tür gegangen und haben Passanten wahllos nach Hilfe gefragt oder haben eine Zeitungsannonce aufgegeben oder eine Flugblattkampagne gestartet. Browser an, Suchmaschine aufrufen, Begriff eintippen, Ergebnisse erhalten – gewohnt, alltäglich, schnell – digital. Sie erwarten schnelle Antworten – Sie erhalten schnelle Antworten.
Stimmt nicht ganz. Nicht nur Sie. Jede Person, die sich informieren möchte, die nach Details recherchiert, die auf Fragen Antworten sucht oder sich schlichtweg eigenständig weiterbilden möchte, greift auf dieses Medium zu und nutzt es individuell zum eigenen Mehrwert – mit hoher Aussicht auf Erfolg.
Und lassen Sie mich raten: Vollkommen egal, wie Ihre persönliche Einstellung gegenüber Computern, dem Internet oder der heutigen digitalen Gesellschaft sein mag – genauso, wie Ihr Wohnzimmer daheim auf Ihre Informationsquelle Fernseher ausgerichtet ist, so wird als Ihre Webbrowserstartseite ebenfalls eine Suchmaschine eingestellt sein.
Da Ihnen die Vorzüge solcher Instrumente bekannt sind – könnten Sie überhaupt noch auf diese verzichten? Würden Sie noch auf Schreibmaschinen schreiben, obwohl es bereits Computer gäbe? Würden Sie unterwegs Münzfernsprecher bedienen, obwohl das Mobiltelefon bereits erfunden wurde?

Nicht neu – lediglich aktuell

An dieser Stelle schlage ich die Brücke zum „Neuland“ – der digitalen Transformation. Neuland? Bei weitem nicht, wie der interessante Blog von Prof. Dr. Heike Simmet veranschaulicht. Das Thema der Digitalisierung von Unternehmen steckt bei Weitem nicht mehr in den Kinderschuhen, ist aber stärker im Medienfokus als je zuvor. Und nicht selten liest man in Medienberichten davon, dass der digitale Wandel in Deutschland verschlafen wird, der Wandel angegangen werden muss und ganze Wirtschaftzweige sich neu erfinden müssen – eventuell nicht ganz zu unrecht, gilt Deutschland doch mehr als Land des Fleißes, der Pünktlichkeit und Ingenieurskunst, weniger der digitalen Vorreiterschaft.
Dabei steckt in eben jenem Thema so viel Mehrwert. Schnellere Kommunikation, bessere Datenwiederfindung, vereinfachte Teamstrukturen, erhöhte Nähe zum Kunden oder Prozessoptimierung, um nur an der Oberfläche der Vorteile zu kratzen. Die Gelegenheit der Transformation zeitnahe nutzen und wahrnehmen, anstatt Jahre später der verpassten Chance nachzutrauern.
Die Hürde zur Digitalisierung mag gegeben sein – Neuland halt. Doch einmal überwunden offenbaren sich mit ihr neue Möglichkeiten, Chancen und Ausblicke.

Oder wie suchen Sie heutzutage im Internet?

KIVI.one stellt sich vor

Auf dem Papier ein Start-up – in der Praxis ein alter Hase.

Mit dem heutigen Tag ist unsere Gründung perfekt, unsere Webpräsenz ist fertiggestellt und wir freuen uns, Sie bald näher kennenlernen zu dürfen. Wir sind das junge IT-Unternehmen KIVI.one aus Gevelsberg und werden zukünftig unseren Beitrag zum Thema „Digitalisierung des deutschen Mittelstandes“ leisten.
Wir wollen uns jetzt gar nicht auslassen, was digitale Transformation genau bedeutet, warum sie so wichtig und derzeit in aller Munde ist, das wissen Quellen wie Wikipedia und Co. sehr ausführlich zu berichten. Stattdessen zeigen wir Ihnen gerne, wie wir dieses Thema angehen.
Zukünftig möchten wir Ihnen Beispiele liefern, wie sich kleine berufliche Baustellen mit der richtigen Anwendungsweise hervorragend beheben lassen und wie Sie konkret davon profitieren.
Und bevor wir vergessen Ihnen zu sagen, was wir eigentlich genau machen: Wir haben KIVI erfunden! KIVI ist Ihr neues browserunterstütztes Firmennetzwerk mit integriertem Aufgaben-, Daten- und Kundenmanagement und zielgerichtetetem Informationsaustausch.
Unsere Tour klärt Sie gerne auf, wie wir all das in eine einzige Anwendung reingesteckt haben.
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Unsere Cloud-Version steht Ihnen 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Probieren Sie es ruhig aus!
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Und für alle, die noch mehr erfahren möchten, unser Benutzerhandbuch.
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