Messaging statt E-Mails

Ein (nicht ganz fremdes) Fallbeispiel

Vorschläge in Internet-Suchmaschinen, noch während des Tippens, einfache Kommunikation in mobilen Messengern mit jederzeit nachvollziehbarem Gesprächsverlauf oder Nutzerprofile mit eingepflegten Berufserfahrungen und Spezialisierungen in Business Netzwerken – es wäre ein Verlust, gäbe es das alles plötzlich nicht mehr. Und obwohl sicherlich jeder mindestens eines der genannten Beispiele privat nutzt, so wird unternehmerisch selten davon profitiert. Stattdessen belässt man es lieber beim Altbewährten.

Virtuelle Nachrichten – Reelle Hindernisse

Intern werden E-Mails versandt, vielleicht an 5 adressierte Kollegen, dazu noch 1 Vorgesetzter in Kopie, macht schon mal 6 E-Mails für eine einzige Nachricht. Eventuell wurde sogar ein wichtiger Anhang mitgeschickt, allerdings stellt man fest, dass dieser Anhang veraltet ist, also nochmal mit aktualisiertem Anhang alles versenden und erneut an alle 6 Personen. Einer der Kollegen ist allerdings im Urlaub und erfährt davon nichts. Hingegen erhält er bei seiner Rückkehr ein immens volles E-Mail Postfach und irgendwo dazwischen die beiden versendeten Mails mit den entsprechenden Anhängen. Zwischenzeitig sind aber auch die nicht mehr up-to-date, die neue Version liegt mittlerweile auf dem Server. Leider ist kein Ansprechpartner zugegen, der wissen könnte, wo diese Datei liegt, also selber suchen. Irgendwann hat man sie dann gefunden, letzter Stand vor einer Woche. Stimmt aber auch nicht mehr, die neue Version hat ein anderer Kollege auf seiner lokalen Festplatte, der kommt aber erst übermorgen wieder.

Ein Königreich für eine Antwort

Gut, dann kann sich da jetzt nicht drum gekümmert werden, also nächstes Thema, leider hochtechnisch und schwer zu verstehen, also den Spezialisten fragen. Der ist hingegen beim Projekt im Außendienst und kommt heute nicht mehr ins Büro, aber es gibt doch bestimmt noch jemanden im Hause, der sich damit auskennt, aber wer könnte das sein? Schnell die Kollegen um Hilfe bitten, doch leider sind auch die alle überfragt. Nach längerer Zeit wird doch weitergeholfen. Es gibt noch einen weiteren Experten für dieses Fachgebiet, allerdings in einer anderen Zweigstelle. Keiner kennt die Durchwahl, also schnell noch eine E-Mail schreiben. Wie lautet die E-Mailadresse? Vermutlich ebenfalls vorname.nachname. Glück gehabt, keine Fehlermeldung, E-Mail scheint raus gegangen zu sein, hoffentlich wird bald geantwortet – es wird geantwortet. „Ich bin derzeit leider nicht da, Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet“. Und wer hilft nun?

Stift und Papier – Schreibmaschine – E-Mail – Kollaboration

Kommunikative Revolutionen gab es seit eh und jeh. Kurze Notizen auf Zetteln und Schreibblöcken sind heute natürlich immer noch existent und unterstützen dabei, eine Kernaussage zu fassen oder sich stichpunktartig Informationen zu notieren. Ein offizielles Schriftstück wird auf diese Weise jedoch nicht mehr erfasst. Durch Unachtsamkeiten kann die Schrift leicht verschmieren und es ist ungewiss, ob der Nachrichtenempfänger die eigene Handschrift entziffern kann.

Schreibmaschinen erzeugen ein gleichbleibendes Schriftbild und beschleunigen nach erlerntem 10-Finger-Schreiben die Erstellung von Texten. Doch wer sich vertippt, fängt besser wieder von vorne an, Fehler sind unverzeihlich. Sofern Kopien angefertigt werden müssen, so wiederholt sich ein und derselbe Prozess diverse male. Und auch wenn die Erzeugung von Nachrichten schneller von statten geht, so bleibt die zeitaufwändige Übermittlung per Post oder Boten identisch zu handschriftlichen Schriftstücken.

Eine E-Mail stellt eine ausgezeichnete Lösung zur schnellen Kommunikation dar, die alle genannten Hindernisse auf einmal beseitigt. Texte sind schnell verfasst, entstandende Tippfehler werden umgehend korrigiert und Daten werden unmittelbar per Internet an die Zielperson übermittelt, intern als auch extern. Vorbei die Zeit der tagelangen Übermittlung, der Tipp-ex Korrekturen, der aufwändigen Erstellung von Kopien und der Nicht-Erreichbarkeit – doch aktuell die Zeit der Massen- und Spammails, der unzähligen Dupilzierung von Dateianhängen, der unübersichtlichen Nachrichtenverläufe vor lauter Signaturen und des vollen Posteingangs.

Die moderne Methode der schnellen Kommunikation nennt sich kollaboratives Firmennetzwerk. Interne Nachrichten werden nicht per E-Mail, sondern als Chatmitteilung versandt. Nutzerprofile für jeden Teilnehmer stellen fachliche Kenntnisse in den Vordergrund und bilden speziell für junge Mitarbeiter eine vertrauliche Grundlage zur Kontaktaufnahme. Mitteilungen, die an eine Mehrzahl von Netzwerknutzern gerichtet sind, werden nicht versandt, sondern zentral zur Einsicht hinterlegt. Daten werden in Gruppen hinterlegt und lassen sich per Suchfunktion zügig finden, anstatt sie in Ordnerstrukturen zu suchen.

Unsere Lösung lautet KIVI! KIVI ist Ihr neues browserunterstütztes Firmennetzwerk mit integriertem Aufgaben-, Daten- und Kundenmanagement und zielgerichtetetem Informationsaustausch.

  • Sie versenden keine Dokumente und Dateien – Sie lassen sie abholen
  • Sie schreiben keine internen Mails – Sie chatten mit Ihren Ansprechpartnern
  • Sie suchen nicht in Dateiservern – Sie finden durch Tags und Kategorien
  • Sie müssen keine Kontaktdaten raten – Sie wissen sie im Nutzerprofil zu finden
  • Sie verwenden keine Altdaten – Sie greifen ausschließlich auf aktuelle Versionen zu

Wie sind Ihre eigenen Erfahrungen in diesem Thema? Nutzen Sie bereits ein derartiges Netzwerk und wissen von den Vorzügen zu profitieren?
Lassen Sie sich ruhig darüber aus, wir lernen auch jeden Tag dazu.

Einen weiteren interessanten Beitrag zum Thema Kollaboration von Herrn Dr. Alexander Klier finden Sie hier.

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